Автомобильные перевозки — сфера деятельности настолько же перспективная, насколько и требовательная с административной точки зрения. Формальностей, необходимых для законного выполнения перевозок, много, и они могут создавать серьёзные трудности. Если у вас транспортная компания, вам необходимо хорошо разобраться в своих юридических обязанностях. Важный элемент, который нужно постоянно учитывать, — так называемый путевой лист для грузовых автомобилей.
Вы должны знать, что такое путевой лист, кто и когда его заполняет, какая информация должна быть указана в путевом листе и для чего он нужен. Также необходимо знать, какие современные способы позволяют обеспечить быстрый, надёжный и точный доступ к информации, которую должен содержать путевой лист. Благодаря сведениям из этой статьи вы найдёте ответы на все свои вопросы о путевых листах для легковых и грузовых автомобилей.
Путевой лист: определение и назначение
Путевой лист — это первичный (оправдательный) документ, который используется во многих целях. Этот документ оформляется при выполнении перевозок автотранспортом. Сам документ и информация, которую он должен содержать, регламентированы законом. Путевые листы — это документы, описывающие особенности рейса, выполненного перевозчиком.
Эти документы содержат информацию о пройденном маршруте, цели рейса, расходе топлива и т. д. О том, что должен содержать путевой лист грузового или легкового автомобиля, вы узнаете далее в этой статье. Любой компании, организующей грузовые перевозки, необходимо понимать назначение путевого листа. Он имеет значение с нескольких точек зрения:
- налогообложение – путевые листы — это документы, позволяющие получить вычет до 50% или даже 100% расходов на транспортное средство, используемое для перевозок;
- бухгалтерский учёт – путевой лист является первичным документом, полезным для составления обязательной бухгалтерской отчётности;
- охрана труда – в путевом листе указываются сведения о техническом состоянии транспортных средств, используемых для перевозки;
- дорожное движение – путевой лист может использоваться как альтернатива командировочному приказу. Водитель может предъявить его сотрудникам дорожной полиции, чтобы не быть наказанным за выполняемую перевозку;
- правосудие – это документы, которые могут использоваться в качестве доказательств в суде, если компания окажется вовлечённой в судебные разбирательства.
Таким образом, путевые листы — это документы, которые облегчают работу многим людям, связанным с деятельностью транспортной компании. Водители, бухгалтеры, налоговые специалисты и юристы — все они выигрывают от того, что этот документ заполнен правильными данными. И всё же, обязателен ли путевой лист?
Путевой лист – обязательность
Согласно закону, путевой лист обязательно заполняется при осуществлении перевозок. Обязательность путевого листа обосновывается по-разному в зависимости от того, как используется документ. Путевой лист — это документ, без которого нельзя получить определённые преимущества, а также документ, который может уберечь вас от проблем с дорожной полицией или другими органами. Например, с точки зрения движения по дорогам общего пользования при перевозке грузов путевой лист является обязательным документом при отсутствии командировочного приказа.
С помощью путевого листа водитель подтверждает свою транспортную деятельность. Кроме того, закон предусматривает, что путевой лист необходим в случае ДТП на дорогах общего пользования. В таких случаях для проведения расследования требуются оригиналы и копии таких документов, как протоколы с места происшествия, схемы, объяснения, командировочный приказ или путевой лист.
Очень важный с юридической точки зрения аспект касается охраны труда. Так, законом 319/2006, ст. 13, п. e, установлена обязательность оформления первичных документов, таких как путевой лист. Согласно закону, работодатель (то есть транспортная компания) обязан давать инструкции по заполнению и выдаче путевых листов, в которых фиксируется техническое состояние транспортных средств при выезде в рейс и при возвращении из него.
Что касается налоговой пользы, как вы уже узнали, путевой лист может использоваться для вычета расходов до 100%. Хотя это и выгодно для компании, заполнение не является добровольным. Если транспортное средство используется в коммерческих целях и принадлежит компании, путевой лист обязательно должен заполняться.
При проверке налоговые инспекторы, изучающие деятельность вашей компании, запросят путевые листы. При их отсутствии они могут посчитать, что автомобили использовались необоснованно, то есть не для получения дохода. В таком случае компании грозят штрафы и даже более суровые санкции.
Следует уточнить, что существуют и исключения в отношении транспортных средств, для рейсов которых нужно оформлять путевые листы. Речь идёт об автомобилях, используемых для охранных услуг, курьерских услуг или экстренных служб. В список освобождённых транспортных средств также входят автомобили, используемые для услуг такси, автомобили автошкол, автомобили, сданные в аренду или в оперативный либо финансовый лизинг, а также автомобили, используемые в качестве товара в коммерческих целях.
Помимо того что путевой лист необходим и обязателен, он должен заполняться по определённому образцу. Образец путевого листа содержит основную информацию, предусмотренную законом.
Что должен содержать путевой лист
Обязательного образца для заполнения путевых листов не существует. Закон не даёт такого ориентира, однако есть минимальный набор данных, которые должны содержаться в путевых листах. Они определены в Налоговом кодексе, в пункте 68 (2). Это:
- Категория транспортного средства, используемого для перевозки;
- Маршрут рейса (место отправления и пункт назначения);
- Информация о цели рейса;
- Количество километров, пройденных за рейс;
- Собственная норма расхода топлива на километр.
Поскольку путевой лист определяется как первичный документ, он должен включать и другую информацию, чтобы его можно было использовать в бухгалтерском учёте или в налоговых целях. Так, в нём могут указываться следующие сведения:
- название документа;
- наименование и адрес компании, составляющей документ;
- имена лиц, участвующих в перевозке;
- цель перевозки и правовое основание;
- информация о количестве и характере перевозимых грузов;
В путевом листе также можно указывать и другую информацию, которая, хотя и не является обязательной, может быть очень полезной в определённых обстоятельствах. Налоговые органы считают полезным, чтобы порядок выполнения перевозок описывался как можно точнее. Для вашей компании это помогает создать прозрачный и добросовестный образ. Такой подход также может избавить вас от потери времени на детальные проверки. Вот какие ещё элементы рекомендуется включать в путевой лист:
- регистрационный номер транспортного средства;
- марка транспортного средства;
- дата и время выезда, дата и время прибытия;
- заправки топливом в пути;
- показания одометра при выезде и при прибытии;
- расстояние, пройденное по необорудованным дорогам;
- все данные о лице, управлявшем транспортным средством.
Хотя эта информация, необходимая для заполнения путевого листа, может показаться громоздкой и труднодоступной, получить её легко. Важно знать, что путевой лист не является унифицированным бланком и может адаптироваться к вашей деятельности, а также к имеющемуся у вас технологическому оборудованию. Вы можете выбрать стандартные печатные бланки, но можете воспользоваться и современным методом. Он предполагает использование технологий, которые автоматически формируют полные, действительные и чрезвычайно точные путевые листы.
Современные системы мониторинга — помощь в заполнении путевых листов
Ключевая деталь в любом обсуждении обязательности путевого листа и порядка его оформления заключается в том, что документ не обязательно должен быть печатным бланком. Закон не требует хранить путевые листы в бумажном виде. Это документы, которые идентифицируют транспортное средство, используемое для перевозки, а также то, как при этом расходуются ресурсы, например топливо.
Именно поэтому компания вполне может использовать электронные документы. Их можно формировать автоматически с помощью систем базового GPS-мониторинга. Преимущество этих систем — возможность отслеживать передвижение транспортных средств автопарка компании в режиме реального времени. Они гарантируют полную прозрачность, а необходимая информация доступна 24/7, в том числе с мобильных телефонов и через веб-приложения.
Система CargoTrack basic состоит из двух элементов: компонента software и компонента hardware. Её можно использовать для транспортных средств, прицепов, контейнеров и других объектов, которые могут входить в автопарк вашей компании. Компоненты software и hardware дают вам общее представление о работе вашего автопарка и позволяют повысить производительность до 35%. Кроме того, система полезна и для формирования таких документов, как путевой лист.
Система мониторинга, такая как CargoTrack Basic, отслеживает все транспортные средства в режиме реального времени и формирует отчёты о деятельности, в том числе по водителям. Система также упрощает построение маршрутов с промежуточными точками и может формировать отчёты о деятельности, включая путевой лист. Заметное преимущество этого решения в том, что система использует современные технологии и приложения, такие как Google Maps, Google Traffic или Google Street View. Таким образом гарантируется точность, в том числе при измерении расхода топлива.
Ещё более продвинутое решение — премиум-мониторинг автопарка. Он позволяет формировать ещё более точные путевые листы. В число преимуществ входят детальный анализ времени вождения, а также информация о нарушениях режима. Информация, на которой основаны эти данные, поступает с тахографа. На основе всей статистики и действий, выявленных в процессе мониторинга, формируются точные путевые листы. Если вам нужна точная информация в случае судебного разбирательства или при проверке налоговыми инспекторами, точность данных имеет решающее значение.
Системы GPS-мониторинга автопарка вашей транспортной компании полезны с разных точек зрения и могут помочь повысить прибыльность бизнеса. Вы можете узнать, соблюдают ли водители время вождения, заданные маршруты и рекомендуемый стиль вождения, что важно для сохранности автопарка и оптимального расхода топлива. Кроме того, эти системы можно использовать для точного и подробного формирования путевых листов.
Путевой лист — обязательный документ для транспортных компаний, которые не относятся к категориям, освобождённым от его заполнения. Путевые листы отражают то, как используются транспортные средства, пройденные маршруты, техническое состояние автомобилей, а также точную информацию о маршруте, пункте назначения, компании и водителе, управляющем автомобилем.
Инвестируйте в современные решения, доступные на CargoTrack.ro, и забудьте о любых заботах, связанных с путевыми листами. Их больше не придётся заполнять на бумаге — они могут формироваться автоматически точной системой, работающей на основе современных технологий. Каждый рейс может быть обоснован и точно отражён в путевом листе, который формируют современные системы GPS-мониторинга. Инвестируйте в качественные решения и ведите законную и гораздо более продуктивную деятельность!
